Khai trương, khánh thành là một trong đa số sự kiện đánh dấu tiến trình tiến triển của công ty vì thế mà được khá nhiều doanh nghiệp đặc biệt xem trọng. Đây không chỉ đáp ứng được nhu cầu của người tham dự mà còn marketing hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng và đa số đối tác của doanh nghiệp, bởi lẽ thế cần để thực hiện tốt đẹp sự kiện này đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện cần tuân thủ theo quy trình nhất định gồm các bước sau:
1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng:
Khi nhận tổ chức từ đối tác bạn cần làm rõ đa số nội dung sau:
Lý do để thực hiện sự kiện này là như thế nào? đích đến ý nghĩa của sự kiện, thời gian thực hiện, địa điểm thực hiện, thành phần số lượng người tham gia tham gia, các yêu cầu đặc biệt trong event... từ đó sẽ là nền tảng để lập ra đa số nội dung nên làm tiếp theo cho công việc thực hiện.
cong ty to chuc su kien tat nien
2.Trao đổi phân tích và tư vấn:
Đưa ra ý chủ đề, ý tưởng của sự kiện, bàn bạc tính khả thi để tiến hành chi tiết. Công việc này thông thường sẽ được tổ chức một nhóm người để phân tích kĩ lưỡng và chính xác hơn.
3. Xác định chi phí và báo giá:
Căn cứ vào nhân sự sự kiện, trang thiết bị, các hạng mục tổ chức tiệc ăn uống đi kèm, số lượng đa số hoạt động của event để định giá và báo giá với khách hàng. Thông thường sẽ thông qua đàm phán và làm việc trực tiếp bằng hợp đồng
4. Tiến hành ký kết hợp đồng thống nhất những hạng mục của event.
5. Tiến hành chuẩn bị :
-Lập danh sách khách mời.
-Xác định địa điểm tổ chức.
-Lên kịch bản chương trình.
-Thiết kế các banner, băng rôn, backrop sân khấu.
-In ấn và phát thư mời
-Xin giấy phép của cơ quan nhà nước để treo banner thông tin, quảng bá event .
-Nhận định và chuẩn bị các phương án rủi ro như trời mưa, mất điện,...
tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm
6. thực hiện event:
Tiến hành trang trí dàn dựng: Bên ngoài khu vực lễ, cổng chào khu vực khai trương, khu vực tổ chức tiệc (nếu có).
đa số hoạt động của buổi sự kiện :
- Dàn lễ tân mặt đồng phục chào và cài hoa lên áo cho đại biểu, khách mời.
- Văn nghệ chào mừng, múa lân khai mạc.
-Dẫn chương trình tuyên bố lý do giới thiệu, đại biểu.
- Phát biểu của những đại biểu.
- Nghi thức cắt băng rôn khánh thành.
- Lễ tân tiễn khách ra về
7. Kết thúc sự kiện:
Tiến hành tháo dỡ, dọn dẹp, kết thúc những công đoạn còn lại của hợp đồng, thu thập ý kiến khách hàng, đánh giá sự kiện.