Việc thực hiện một buổi Event Briefing là một việc vô cùng quan trọng với một người tổ chức event chuyên nghiệp, bởi vì chính thời gian này sẽ giúp công ty khách hàng và Agency gặp gỡ nhau khi đó sẽ nắm được nội dụng của chương trình một phương pháp dễ dàng. Vậy khi thực hiện buổi sự kiện Briefing bạn nên phải làm gì? Dưới đây sẽ cung cấp thêm cho bạn một vài thông tin cần thiết.

cong ty to chuc su kien tat nien

Nắm được thông tin khách hàng

Đối với một người là nghề thực hiện sự kiện nắm được tâm lý của khách hàng cũng như biết được mong muốn của khách hàng là một điều hết sức quan trọng. bởi do khi đã nắm được nhu cầu của khách hàng thì cuộc gặp sắp diễn ra thuận lợi và thông tin rõ ràng hơn. Bạn có thể tìm hiểu thông tin về họ qua website của họ, báo chí, hay qua đa số mối quan hệ trong nghề.

Bên cạnh việc nắm bắt thông tin của khách hàng bạn cũng cần cho khách biết các thông tin về công ty của bạn: Cho dù khách hàng biết hay là chưa biết nhiều về công việc, cũng cần diễn tả sơ qua về công ty bạn và một vài dự án công ty đã làm cho khách hàng thông qua một bản Presentation để khách hàng có cái nhìn tổng quát và tin tưởng vào năng lực công ty bạn.

Bạn nên lưu ý một điều là khi đến gặp khách hàng bạn nên đi đúng giờ ăn mặc lịch sự và phù hợp không khí của công ty khách hàng nên đi từ hai người trở lên để bổ trợ cho nhau, nhưng cũng không cần đi quá khá nhiều.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Nên nhớ, các khách hàng càng mập mờ về thông tin thì càng khó lường, còn các khách hàng càng tỉ mỉ, chi tiết, càng đưa ra nhiều câu hỏi là người đơn giản để hợp tác cùng bởi vì họ khá chuyên nghiệp. Dĩ nhiên họ sẽ rất sẵn lòng và việc bạn làm là lưu lại liên lạc của họ để có thể khai thác các vấn đề cần bổ sung mà ngay tại buổi Briefing bạn chưa thấy ngay được.

Hãy chuẩn bị một bản kế hoạch trước khi đến gặp khách hàng:

Người tổ chức dự án khi có trong tay một bản brief tốt sẽ nhìn được bức tranh toàn cảnh của dự án: bản thân đang ở đâu ? Vai trò của bản thân là như thế nào ? Mục tiêu mà khách hàng muốn đạt được qua dự án này. Bản sự kiện Briefing càng chi tiết, kỹ lưỡng thì sau này càng đỡ nhọc công cho bạn và cả Agency. Một bản brief hay nên có đầy đủ đa số thông tin cần thiết về những yêu cầu về những mốc thời gian hoàn thành : ngày nào thuyết trình bản kế hoạch, ngày nào ký hợp đồng, ngày nào bắt đầu triển khai…